Las reuniones son necesarias pero en su justa medida. Más de la mitad de los asistentes ha reconocido en algún momento que se han despistado o que han realizado otras tareas durante la reunión que no estaban relacionadas con la misma.
El factor del éxito de una reunión está determinado por la calidad de la planificación previa al evento, así como por sus asistentes.
Para evitar esto, hemos elaborado un listado de consejos para tener reuniones productivas.
Elige el espacio adecuado
La elección del espacio es un factor clave a la hora de ganar en productividad. Debes buscar un espacio equipado con mobiliario cómodo, conexión a internet, equipos de proyección y con la opción de tomar un café si la reunión se alarga.
Reúnete sólo si es necesario
¿Los temas a tratar pueden resolverse con una llamada telefónica o intercambiando un par de emails? Antes de organizar una reunión, responde a esta pregunta con sinceridad.
Establece un objetivo
Toda reunión debe tener un claro objetivo: conseguir nuevas ideas, resolver conflictos internos, realizar un seguimiento de actividades, controlar los gastos de la empresa, etc.
Enumera todos los puntos a tratar en la reunión y deja claro el propósito de la misma antes de comenzar.
Respeta el tiempo establecido
Para que la reunión sea productiva y no “robe” tiempo productivo para dedicar a otras actividades, se debe respetar la duración establecida inicialmente.
Tip: El tiempo estipulado para tener reuniones productivas está limitado entre 30 y 60 minutos. Si dura más de 60 minutos, haz pequeños descansos de 5-10 minutos.
Invita a los asistentes necesarios
Siguiendo el listado de puntos a tratar, recuerda que deberás convocar a tantas personas como sean necesarias para que todos los puntos queden resueltos. Aunque no hay un número ideal de participantes, es recomendable convocar solamente a personas que ofrezcan una contribución significativa para evitar interrupciones innecesarias.
Incentiva a participar
Recuerda la importancia que tiene cada uno de los asistentes e incentívalos a que participen y expresen sus ideas y opiniones.
Asigna responsables individuales o grupales
Para que la reunión no sea en vano, determina qué persona o departamento se debe encargar que los temas tratados se lleven a cabo.
Define la figura de un moderador
Esa persona será la encargada de gestionar los tiempos y los temas que se deben tratar. También debe encargarse de que todo el mundo participe.
Penaliza los retrasos de los asistentes
¿Cómo puedes evitar que los asistentes se retrasen a la reunión? Penaliza a todo aquel que llegue más tarde de la hora convocada, por ejemplo 10 minutos. Esa persona debe apreciar el tiempo que está perdiendo el resto de asistentes por su retraso.
¿Qué penalización puedo asignar? No tiene que ser una penalización dura. Por ejemplo: que la persona que llegue tarde lleve el desayuno al día siguiente al resto de asistentes.
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