Antes de preparar una reunión
Lo más conveniente a la hora de preparar una reunión, es realizar una cuidadosa preparación, ya que esto nos permitirá prever el número máximo de dificultades o incidentes así como poder hacer frente a los imprevistos. Para ello debemos determinar el fin de la reunión o lo que se quiere obtener del grupo, el fin aparente a los ojos del grupo y los medios con los que vamos a contar, ya sean otros animadores, efectos visuales, etc.
El siguiente paso será reunir toda la información que tengamos del tema escogido, respetando, eso sí, la limitación del tiempo. Así, nuestro plan debe incluir, junto al esquema del tema, el control del tiempo y el momento en el que introducir las ayudas audiovisuales.
Durante la reunión
Es muy productivo hacer que cada participante manifieste sus inquietudes e impresiones, tanto de los temas a tratar en la reunión como de los relativos a los que se presentan en el puesto que desempeña cada uno. De esta forma contribuimos a que se cree un clima más favorable para la aportación de nuevas ideas, ya que el no manifestar las preocupaciones puede monopolizar la atención de los asistentes y disminuir su nivel de receptividad.
Para romper el hielo se pueden usar varias técnicas al principio de la reunión, como dejar un momento de reflexión, favorecer y estimular una libertad total de expresión, apuntarlo todo en el flipchart (incluso las críticas), reclasificar las anotaciones y debatir bien de forma colectiva (durante la reunión) o de forma individual (después de la reunión). Es esencial saber presentar al grupo la conclusión, tanto en lo que se refiere a la justificación como en lo que se refiere a la acción que el grupo deberá llevar a cabo posteriormente. Ya que la curva de la atención no es la misma para todos los individuos durante el curso de la reunión, hay que proponer las conclusiones parciales correspondientes a las diferentes fases del desarrollo; además de preparar una conclusión clara que incluya un recordatorio de las conclusiones parciales y la aportación de una nueva idea que será consecuencia lógica de las ideas expresadas en la reunión, con esta idea llegaremos al objetivo final de la reunión.
Porque todos somos más visuales que auditivos, apoya tu discurso sobre algunas ayudas audiovisuales. Si utilizas el fleep-chart o rotafolio escribe en letras grandes y sin abreviaturas, desarrolla un solo concepto en cada hoja, utiliza diferentes colores y recuerda no dar la espalda al grupo al escribir (hazlo de lado). Utiliza alguna de las herramientas para crear presentaciones atractivas y realiza un planteamiento de ideas de forma clara, breve y ordenada. Power point es la legendaria herramienta a la hora de crear un buen pase de diapositivas; y Prezzi uno de los más populares que existen para presentaciones basadas en el zoom y 3D. Cada vez contamos con más alternativas, herramientas sencillas y gratuitas, donde sólo necesitarás un poco de creatividad para crear una presentación profesional en pocos pasos.
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