Si bien es cierto que es posible encontrar muchos espacios donde realizar las reuniones, no todos pueden ajustarse a nuestras necesidades y esto afectará directamente a la forma en que se entienda el evento o la reunión.
A continuación, vamos a exponer algunas características sobre qué debe tener una sala de reuniones para que nuestro evento sea un éxito.
DISEÑO DE LA SALA
Para ofrecer una imagen positiva de nuestra empresa es esencial que el diseño y la decoración de la sala de reuniones vayan acordes con nuestra línea de empresa.
MOBILIARIO FLEXIBLE
Si el mobiliario es flexible y podemos contar con asientos y/o mesas adicionales a lo largo de la jornada, estaremos ganando posibilidades de redistribuir el espacio. Esto supondrá un extra si las necesidades del evento cambian en el último momento.
ILUMINACIÓN
La sala de reuniones debe tener una buena iluminación natural y/o artificial, además de contar con persianas para controlar la entrada de luz. Será de vital importancia saber con anterioridad si el espacio elegido cuenta con iluminación artificial por zonas si nuestro evento lo requiere.
EQUIPO DE PROYECCIÓN
Es muy importante evaluar la calidad de proyección, la calidad de la pantallas y televisiones y las conexiones disponibles con el proyector antes de alquilar un espacio. Este último punto es imprescindible si contamos con un portátil o equipo informático sin salida VGA y/o HMDI.
EQUIPO DE SONIDO
Debemos buscar una sala con equipamiento de altavoces bien repartidos por todo el espacio si organizamos una conferencia o presentación y el espacio es muy amplio. Además, el espacio tendrá que estar equipado con micrófono de mesa e inalámbrico.
CONEXIÓN A INTERNET
Si durante nuestra reunión o conferencia necesitamos acceder a internet, debemos buscar un espacio que cuente con buena calidad de conexión y con acceso tanto por cable como por wifi. Si además vamos a hacer un Webinar o queremos emitir el evento en Streaming, debemos asegurarnos de que la sala de reuniones esté equipada con los medios necesarios para ello.
CLIMATIZACIÓN
El espacio debe contar con una temperatura óptima para facilitar una comunicación exitosa. Por ello lo ideal es que los propios asistentes puedan regular la temperatura de forma directa desde el interior de la sala de reuniones.
SERVICIOS DE COFFEE BREAK Y CATERING
Si podemos añadir un servicio de agua, café y té durante el transcurso de la reunión es un extra a valorar. Más aún si podemos organizar un desayuno o almuerzo para los asistentes dentro del espacio o un espacio contiguo sin salir de las instalaciones.
Y hasta aquí nuestro resumen de características esenciales sobre como deben ser las salas de reuniones. ¿Crees que deberíamos añadir alguna más a la lista? Puedes contribuir dejándonos un comentario en este post.
En definitiva, si necesitas una sala de reuniones en Almería y quieres asesoramiento de nuestros espacios puedes ponerte en contacto con nosotros en el formulario lateral o llamando al teléfono 950 314 800.
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