Organizar un evento (seminario, workshop, evento de motivación o coaching, convención…) es un buen imán para atraer a clientes. Es por esto que no resulta extraño encontrarnos empresas representando eventos de distinta naturaleza.
Lo primero a tener en cuenta es el objetivo del evento y a su vez la lista de posibles invitados. El éxito de un evento depende de una buena organización y programación del mismo y la primera decisión a tomar, quizás la más importante, es el lugar donde se va a celebrar. La importancia de la imagen en estos eventos es fundamental, por lo que lo más seguro es confiar en profesionales del sector. En este sentido, los Centros de Negocios han tomado el relevo frente a los hoteles para la organización de eventos.
Infórmese sobre las instalaciones y servicios del Centro de Negocios y pregunte acerca de la disponibilidad de las siguientes opciones:
- Fácilmente accesible (cerca de la autovía, con parking…)
- Capacidad para mostrar información sobre el evento en dispositivos tipo pantallas, carteles, etc.
- Disponibilidad de conserjes/puntos de información
Visite usted mismo las instalaciones y junto a la persona encargada del lugar de celebración tenga en cuenta aspectos como:
- Capacidad y tamaño de la sala
- Flexibilidad para modificar la distribución de la sala (ver post como organizar tu sala de reuniones para tener éxito)
- No existen ningún tipo de elementos tipo columnas o paneles que dificulten la visibilidad
- Iluminación. Posibilidad de controlar la luz natural
- Acceso cercano a los aseos, terrazas, áreas de descanso
En cuanto a los equipos audiovisuales, confirme la disponibilidad de:
- Acceso a Internet de alta velocidad (con cable o inalámbrico)
- Micrófonos
- Proyector
- Tamaños adecuados de pantalla
- Pizarras de caballete, flipchart, pizarras blancas y accesorios
- Tomas de corriente (número y ubicaciones en la sala)
Una opción cada vez más demandada en los eventos es la contratación de un catering. Todos lo sabemos, la buena comida atrae a la gente. El propio Centro de Negocios se puede encargar y existe una gran variedad de menus ligeros y de calidad para todos los bolsillos. De este modo, los asistentes permanecen en el mismo lugar del evento y se fomenta el networking.
No hay que olvidar, por último, otros detalles de importancia: cronograma de actividades, documentación en el idioma principal y al menos también en inglés, elegir la estrategia correcta de marketing para conseguir el número de asistentes deseado, crear un perfil del evento y difusión del mismo en las redes sociales.
Una idea de merchandising alegre y con buen sabor, que aquí en Negocia hemos puesto en práctica con éxito en varias ocasiones, es la de ofrecer a los asistentes, al recibirlos, galletas con el logo de nuestras instalaciones, imagen corporativa o mensaje.
Si quiere saber cómo puede preparar una reunión de forma eficaz, pinche aquí. También puede ver cómo organizar la sala de reuniones para tener éxito.